大野輝雄です。
（株式会社アクションパートナーズ、採用定着士、社会保険労務士）
「生産性アップが重要なことはわかったが、具体的な方法がわからない」
「生産性向上につながる取り組みを知りたい」
などとお考えの大阪・兵庫の中小企業経営者さまに向けて、今回は生産性アップの具体的な取り組みについてご紹介します。
これまでの記事の中で、人口減少対策やワークライフバランス実現のために生産性アップが重要だとお伝えしてきました。では、具体的にどのような施策をすれば生産性アップにつながるのでしょうか？
今回は、中小企業で出来る生産性アップの取り組みを6つご紹介します。効率よく利益を上げたいとお考えの中小企業経営者の方は、ぜひご覧ください。
■生産性アップにつながる具体的な取り組み6つ
以前の記事でもお伝えしたように、生産性とは【成果（アウトプット）÷投入量（インプット）】で算出できます。つまり、アウトプットを最大化するかインプットを効率化すれば、生産性アップにつながる、ということです。
それでは、生産性アップにつながる具体的な取り組みを6つご紹介します。
1.業務の見える化
インプットを効率化する施策のひとつで、業務効率化を図る取り組みです。現状の業務を洗い出し、「見える化」を行いましょう。
・現場の従業員からヒアリング
管理職やプロジェクトメンバーだけで業務の洗い出しを行うのではなく、現場の従業員や新入社員からもヒアリングしましょう。意外な発見があるかもしれません。
・表やフローでまとめる
誰がどのような業務をどれくらいの時間で行っているのか、表やフローにすると分かりやすいため、おすすめです。
・重要度の低い業務を見つける
慣習的に続けている業務や不必要なタスクを見つけ、改善または思い切ってやめてしまうこともいいでしょう。
2.ITツールの活用
インプットを効率化する取り組みのひとつとして、ITツール導入も挙げられます。近年、あらゆるソフトやクラウドサービスが簡単に利用できます。一例をご紹介します。
・タスク管理ツール
社員全員または部署内全員のタスク共有ができるツールは、自身のタスク管理だけではなく後輩や部下のタスク管理もできるためおすすめです。
・自動入力システム
ノンコア業務を自動化するシステムは多々あります。例えば、名刺を読み込んで自動的に管理表に入力するシステムや、領収書を自動読み込みしてくれるシステムなど。直接利益につながらない業務に時間を取られている場合、活用を検討してみましょう。
・データ分析ツール
分析ツールを活用することでインプットの効率化を図ると共に、活用次第ではアウトプットの最大化を図ることも可能です。
3.マニュアル作成
同じ作業でも人によって掛かる時間が変わってしまうケースがあります。マニュアルを作成することで作業を標準化でき、突然の人事異動や欠員などにも対応できるでしょう。
・誰が見てもわかりやすいマニュアル
専門用語が分からない新入社員が見たとしても分かるようなマニュアルを意識しましょう。マニュアルが複数ある場合、フォーマットを統一し、混乱を防ぐこともポイントです。
・定期的に見直す
何年も更新されていないマニュアルは、逆に業務非効率を招いてしまうことがあります。時代や社内の動きにあわせてマニュアルも変更しましょう。
4.従業員のエンゲージメントアップ
エンゲージメントとは、企業に対する愛着や共感のことです。エンゲージメントが上がることでモチベーションアップにつながり、利益をもたらす存在となってくれるでしょう。
・コミュニケーションアップ
人間関係の良さは、従業員の働きやすさに直結します。親睦会や定期的なグループワークなどを行い、従業員同士のコミュニケーションアップを図ることがおすすめです。
・多様な働き方の導入
リモートワークや時短など、働き方が選べることは従業員のエンゲージメントアップにつながります。その他、福利厚生の充実などにも目を向けてみましょう。
5.従業員のスキルアップ
アウトプットを最大化する取り組みのひとつとして、従業員一人ひとりのスキルアップを図る方法が挙げられます。
・研修の実施
従業員のスキルや階層にあわせた研修やセミナーを定期的に行うことがおすすめです。また研修とあわせて、1on1を行いリフレクションやメンタル管理を行うこともいいでしょう。
・資格取得応援制度
福利厚生として資格取得応援制度を取り入れ、スキルアップを金銭的に支援することもおすすめです。エンゲージメントアップにもつながります。
6.アウトソーシングの活用
ノンコア業務や自社の専門分野外の業務を外部に委託することで、インプットの効率化とアウトプットの最大化の両方を図ることが期待できます。従業員の業務負担が軽くなるため、コア業務に集中でき利益アップにつながるでしょう。アウトソーシングの一例をご紹介します。
・経理・労務業務のアウトソーシング
給与計算代行や社会保険手続きなど、ノンコア業務を外部委託することで、経理・労務担当者一人分のリソースをカットすることができます。
・研修のアウトソーシング
従業員のスキルアップを図ることができる研修の講師を、外部に委託することもひとつの方法です。研修カリキュラムを作成する時間を省くことができると共に、専門家に依頼することでアウトプットの最大化も期待できます。
■生産性アップに取り組み、長期的に発展する中小企業に
少ないリソース（時間や資金）で大きな利益を生み続ける体制を築くことができれば、人手不足や流動的な情勢にも影響を受けず、発展し続けることができるでしょう。今回一例としてご紹介した取り組みは、取り組んですぐに生産性アップを感じることもあれば長期的に続けることで実感できることもあります。検討してみてくださいね。
参考になれば幸いです。
またこのような情報をお届けいたします。
